Ab heute geht es dem traditionellen Briefkasten an den Kragen, ein neuer Anlauf für das papierlose Büro – wir Dropshipping Experten sind begeistert!

Der Vorteil liegt auf der Hand, nicht nur für Dropshipping Experten, die Post ist ruck zuck auf der ganzen Welt verfügbar. Ideal, wenn man ortsunabhängig arbeiten möchte. Statt auf Postkarten und Briefe setzen viele inzwischen lieber auf SMS, WhatsApp, Messanger oder E-Mail – selbst wenn es um Geburtstagsgrüße geht. Dennoch: leer bleibt sicherlich auch dein Briefkasten nicht. Und vor allem wer selbst + ständig aktiv ist, wird es zu schätzen wissen, wenn die Geschäftspost und Rechnungen alle ankommen.

Ortsungebunden können diese dann abgerufen werden, sei es vom PC, Tablet oder Smartphone. Über neue Post wird man bequem per eMail informiert. Um in diesen Genuss zu kommen, muss zuvor eine kurze Anmeldung per E-Mail erfolgen. Direkt im Anschluss steht bei Dropscan eine sogenannte Scanbox-Adresse zur Verfügung. Das ganze kann dann ganz einfach mit einem Post-Nachsendeauftrag kombiniert werden und schon landen alle Briefe automatisch beim Berliner-Start-up bzw. kurze Zeit später auf deinem Bildschirm.
Zunächst werden nur die Umschläge gescannt, diese sind dann im Onlinespeicher verfügbar. Von dort aus, wählt man dann, ob man den Brief einscannen, weiterleiten oder – bei Werbung etwa – ab in den Papierkorb verfrachten möchte. Gescannte Post kann dann als PDF-Dokument angesehen und herunterladen werden. Außerdem kann ma die Scanbox-Adressen auch automatisieren, so das Briefe an verschiedene Abteilungen weitergeleitet werden. Auch ein Archiv in die Dropbox & co sind möglich.

Ab sofort gehört also der verstopfte Briefkasten der Vergangenheit an. Ob Urlaub oder ständiges agiles arbeiten – hier ist die Lösung. Sofort einsatzbereit, samt echter Postadresse – was will man mehr. Dropscan kann nur nachhaltig erfolgreich sein, wenn die Kunden dem Dienst auch (weiterhin) vertrauen. Denn klar, Post sind schon persönliche Dinge. Datenschutz schreibt auch der Dropscan-Mitgründer Christian Schulte sehr groß: „Wir sitzen da nicht zu zweit und scannen die Briefe ein. Wir arbeiten mit Experten zusammen, die auch für BASF Firmenpost digitalisieren. Unsere Kunden bleiben Eigentümer ihrer Daten.“ Private Informationen würden nicht an Dritte weitergegeben, sämtliche Daten verschlüsselt übertragen. Bislang wurde auch unser Vertrauensvorschuss noch nicht bereut.

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Wer immer noch etwas skeptisch ist, findet auch zum Thema Datenschutz und Sicherheit weitere Informationen auf der firmeneigene Webseite. Dort heißt es unter anderem: Sicherheit und Datenschutz haben für uns oberste Priorität. Unser Ziel ist es, lückenlos sicherzustellen, dass Ihre physischen Sendungen und elektronischen Daten niemals in falsche Hände geraten. Um dies zu garantieren, haben wir in drei Bereichen ein umfangreiches Paket an Maßnahmen entwickelt.

Im Detail liest sich das Ganze dann wie folgt:

1. Physische Sicherheit
Mit diesen Maßnahmen stellen wir sicher, dass die physischen Sendungen unserer Kunden immer nur vom tatsächlichen Empfänger gelesen werden können und somit das Briefgeheimnis jederzeit gewahrt bleibt:
* Zutritt zum Produktionszentrum nur für autorisierte Personen mit elektronischer Zutrittskontrolle und Kameraüberwachung.
* Softwaregestützter Produktionsprozess mit lückenloser Nachverfolgung von einzelnen Sendungen im Produktionsablauf.
* Identifizierung jeder Sendung mit Hilfe von individuellen Barcodes.
* Verarbeitung der Scanvorlagen in einem stark automatisierten Verfahren, das den verantwortlichen Mitarbeitern keine Möglichkeit zur Auswahl oder Klassifizierung der Daten gibt.
* Im Hinblick auf Datenschutz geschultes Personal.
* Sichere Aufbewahrung von Sendungen in einem separat verschlossenen Archiv.
* Weiterleitung von Sendungen auf dem Postweg als versichertes Paket mit Sendungsverfolgung in gesicherten Kartonagen.
* Sicherung des Scanzentrums außerhalb der Produktionszeiten durch eine externe Sicherheitsfirma.
* An- und Ablieferung von Sendungen erfolgt ausschließlich über einen gesicherten Zugang.
* Vernichtung von Sendungen in einem Sicherheitsbehälter der Sicherheitsstufe 3 (Datenschutztonne) der von einem zertifizierten Dienstleister entsorgt wird.

2. Elektronische Sicherheit
Die folgenden Maßnahmen garantieren Sicherheit und Schutz Ihrer digitalen Dokumente (Scans) sowie aller weiteren kundenbezogenen Daten:
* Unterbringung der Server von Dropscan in einem der modernsten und sichersten Rechenzentren Europas im Frankfurter Bankenumfeld.
* Sämtliche kundenrelevanten Daten verbleiben zu jeder Zeit in deutschem Hoheitsgebiet. Keine Auslagerung der Daten in Speichersysteme außerhalb Deutschlands.
* Vollredundante und hochskalierbare Serverinfrastruktur, die höchste Sicherheits- und Leistungsansprüche erfüllt.
* Daten werden durchgängig unter Verwendung von modernsten Verschlüsselungs- und Sicherheitstechnologien übertragen (256-Bit-AES-Verschlüsselung, identisch mit dem Sicherheitsstandard bei Geldinstituten).
* Exklusiver Zugriff auf Daten nur durch ausgewählte und berechtigte Stellen.
* Schutz vor unautorisierten Eingriffen in das Netzwerk und externe Zugriffen auf sensible Daten.
* Daten werden gegen logische und physikalische Fehler sowie gegen unbefugten Zugriff oder Datenverlust gesichert.
* Kontinuierliches Backup kundenrelevanter Daten.

3. Rechtliche Sicherheit
Mit diesen Maßnahmen garantieren wir, dass unsere Kunden auch im juristischen Sinne zu jedem Zeitpunkt alleinige Eigentümer ihrer Daten bleiben:
* Servicebasiertes Geschäftsmodell, das nicht darauf ausgerichtet ist Umsätze durch den Verkauf von Daten zu erzielen.
* Detaillierte AGB und Datenschutzbestimmungen garantieren, dass kundenbezogene Daten niemals an externe Dritte weitergegeben werden können.
* Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung für Unternehmen, die personenbezogene Daten Dritter verarbeiten lassen.
* TÜV-zertifizierter Datenschutzanwalt als Datenschutzbeauftragter des Unternehmens.
* Keine Weiterleitung von Daten in andere Staaten, da diese nicht den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen unterliegen (BDSG).
* Sämtliche Prozesse des Service werden kontinuierlich auf Einhaltung der deutschen Datenschutzbestimmungen überprüft.
* Alle mit der Verarbeitung von Daten befassten Mitarbeiter sind gemäß §5 Bundesdatenschutzgesetz (Datengeheimnis) verpflichtet und in die Schutzbestimmungen des BDSG eingewiesen worden. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung der Tätigkeit fort.

Was ist deine Meinung zu unserem Tooltipp der Woche? Arbeitest du mit einem ähnlichen Dienst oder kommt dies für dich überhaupt nicht in Frage? Teile uns deine Erfahrungen und Sichtweisen hier mit!